home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Business Assistant / Business Assistant.iso / home / hpb2 / readme.hpb < prev   
Encoding:
Text File  |  1992-09-19  |  12.5 KB  |  270 lines
  1.  
  2.          The HOME-PHONE-BOOK Program, Version 2.00
  3.          =========================================
  4.  
  5.  
  6.     Information contained on this file is for your reference to assist
  7. you in understanding the HOME-PHONE-BOOK program.  The material is separated
  8. into the following sections:
  9.  
  10.         I. INTRODUCTION
  11.            II. SYSTEM REQUIREMENTS
  12.           III. HARD DISK INSTALLATION
  13.            IV. MULTIPLE DATA FILES
  14.         V. COLOR VS. BLACK & WHITE
  15.            VI. CONFIGURATION FILE
  16.           VII. FEATURES
  17.            A. Help Windows
  18.            B. Pull Down Menus
  19.            C. Select Codes
  20.            D. Browse
  21.            E. Married Couples with Different Last Names
  22.            F. Print Questionnaire
  23.            G. Page Break on E-I-M-R-U
  24.            H. WordPerfect(R) Merge Option
  25.            I. Envelope Return Address
  26.          VIII. HPBDATES
  27.  
  28. I. INTRODUCTION *************************************************************
  29.  
  30.     The HOME-PHONE-BOOK (HPB) program was developed specifically for
  31. the home computer market.  It incorporates many features found in the more
  32. sophisticated commercial products while maintaining an ease of use for the
  33. casual user.  The HPB's unique combining of names, and its ability to store
  34. the names of up to six children, makes it the right choice for the home user.
  35. It combines the first names, if provided, of both heads of the house.  This
  36. combine feature is useful for making documents that require both names, such
  37. as Christmas mailing labels.  Because of the combine feature, information
  38. such as birthdays and work phone numbers can be separately stored with each
  39. head of the house.  Birthdays can also be stored for each child.
  40.  
  41.     Another unique feature of the HOME-PHONE-BOOK program is a separate
  42. utility (HPBDATES) that scans the data base looking for any upcoming
  43. anniversary or birthdays.  This utility can be used any time, but is best
  44. used at boot time to remind you of any important dates in the near future.
  45.  
  46.     The HPB program is distributed under the shareware concept which
  47. allows you to review a program prior to its purchase.  A registration form
  48. can be printed by pressing the F2 key on the initial screen.  Your
  49. registration fee entitles you to 1) the latest version of the program,
  50. 2) future updates at reduced prices, 3) bonus software - including HPBDATES,
  51. and 4) the opportunity to offer your suggestions to the program developers.
  52.  
  53.     Any questions and inquiries should be directed to:
  54.             Thomas E. Bonitz
  55.             7903 Kona Circle
  56.             Papillion, NE 68128
  57.  
  58.  
  59. II. SYSTEM REQUIREMENTS *****************************************************
  60.  
  61.     The HPB program requires DOS 2.0 or later, 512K RAM, and a hard disk
  62. to really be effective.  Two floppy disk systems can be used but their HPB
  63. performance will be impaired (similar to other data base programs that are
  64. executed on two floppy systems).  Depending on the number of records being
  65. stored, the program can use up to 1000KB of disk storage capacity, although
  66. a typical user will need less than 100KB.  Black & White and Color monitors
  67. are supported in text mode - no graphic cards are required.
  68.  
  69.  
  70. III. HARD DISK INSTALLATION *************************************************
  71.  
  72.     The following instructions assume your hard disk is your C-Drive.
  73. The symbol <enter> means to press the ENTER-KEY.
  74.  
  75.     1) Insert the distribution disk into your system's A-Drive
  76.     2) At the DOS prompt C:\> enter: cd \    <enter>
  77.     3) At the DOS prompt C:\> enter: md \hpb <enter>
  78.     4) At the DOS prompt C:\> enter: cd \hpb <enter>
  79.     5) At the DOS prompt C:\hpb> enter: copy a:*.* c:\hpb\*.* <enter>
  80.        Note: This step will copy all of the files from the distribution
  81.          disk into the hpb directory on your C-Drive.
  82.     6) Installation is now complete.  To execute the HPB program, simply
  83.        enter HPB and press the ENTER-KEY.  The first time you execute
  84.        the program, it will ask you if you have a color monitor.  It
  85.        will store your response in the configuration file (HPB.CFG).
  86.  
  87.     Although the HPB program can be executed from a floppy disk, its data
  88. file requirements can become more than the storage capacity of a 360KB
  89. floppy.  Also, the use of a floppy to store data severely impacts the
  90. program's response time when accessing the HPB data file.  Therefore, it is
  91. not recommended to execute the program from a floppy disk except for a
  92. brief trial period or if that is the only means available to you.
  93.  
  94.  
  95. IV. MULTIPLE DATA FILES *****************************************************
  96.  
  97.     Although the HPB program can store up to 1000 names, which is more
  98. than a typical household would use, there may be times when you want to store
  99. your data on separate files.  For example, your children may want to keep a
  100. list of their friends separate from your phone book.  Or, if you own a small
  101. business, you may wish to keep your business contacts separate from your
  102. personal phone book.  For whatever reason, this procedure will show you how
  103. to accomplish this feat.
  104.  
  105.     This procedure assumes you installed the HPB program and its files
  106. according to the installation procedure described above.  The procedure
  107. creates sub-directories under the HPB directory to store your data and
  108. associated configuration files.  The procedure will create two data
  109. directories, one for your home names and one for a club for which you are a
  110. secretary and must maintain a list of club members.  The symbol <enter>
  111. means to press the ENTER-KEY.
  112.  
  113.     1) At the DOS prompt C:\> enter:    cd \hpb  <enter>
  114.     2) At the DOS prompt C:\hpb> enter: md \hpb\home <enter>
  115.     3) At the DOS prompt C:\hpb> enter: md \hpb\club <enter>
  116.     4) At the DOS prompt C:\hpb> enter: copy hpb.dat c:\hpb\home\hpb.dat
  117.     5) The procedure is now complete.  To execute HPB using your home
  118.        data file, change the directory to \hpb\home (cd \hpb\home) and
  119.        execute HPB by entering \hpb\hpb.  To use your club data file,
  120.        change the directory to \hpb\club (cd \hpb\club) and execute HPB
  121.        by entering \hpb\hpb.  The initial execution of HPB using a new
  122.        data directory will ask you if you have a color monitor and then
  123.        store your response in a new configuration file.  A configuration
  124.        file will be created for each data file.
  125.  
  126.  
  127. V. COLOR VS. BLACK & WHITE **************************************************
  128.  
  129.     The initial execution of the HPB program asks if you have a color
  130. monitor.  If you respond yes, a color scheme is used for all displays.  If
  131. you respond no, the program displays all screens in black and white.  Your
  132. response is stored in the configuration file and you will not be asked again
  133. if you have a color monitor.
  134.  
  135.     However, if for some reason you wish to change your response to the
  136. color monitor question, all you need to do is to delete the configuration
  137. file (del c:\hpb\hpb.cfg).  The color monitor question will be ask the next
  138. time you execute the program.
  139.  
  140.  
  141. VI. CONFIGURATION FILE ******************************************************
  142.  
  143.     The configuration file stores various information that you have
  144. entered so you don't have to re-enter information every time you execute
  145. the HPB program.  The configuration file (HPB.CFG) stores the following
  146. information:
  147.  
  148.     . monitor type (color or black and white)
  149.     . standard print question responses
  150.     . printout title line
  151.     . return address for envelope printing
  152.  
  153.     With the exception of the monitor type, all information can be
  154. changed and stored anytime during any program execution.  The monitor type
  155. can not be changed unless you delete the configuration and re-execute the
  156. program.  If you delete the file, all configuration information will be lost.
  157. However, it is easily re-entered.
  158.  
  159.  
  160. VII. FEATURES ***************************************************************
  161.  
  162.     The HPB program has numerous features, most of which are intuitive
  163. and require no explanation.  There are however, a few features that can be
  164. expanded upon to assist the user in getting the most out of the program.
  165. These features are explained below.
  166.  
  167.     A. HELP WINDOWS - The HPB help routines are always active and can
  168.        be invoked by pressing the F1 KEY.  After reviewing the help
  169.        text, simply press the any KEY to return to HPB processing.
  170.  
  171.     B. PULL DOWN MENUS - The HPB program uses PULL DOWN MENUS to provide
  172.        you with several, easily accessible options.  PULL DOWN MENU
  173.        processing conforms to the accepted standard for designing
  174.        user interfaces.  The PULL DOWNS are only accessible from the
  175.        primary screen and are invoked by pressing the ALT KEY and either
  176.        the F, O, or H KEYS.  Once activated, movement within or between
  177.        a PULL DOWN can be accomplished by using the cursor keys (up,
  178.        down, left, or right).
  179.  
  180.     C. SELECT CODES (SLCs) - The select codes allow you to categorize
  181.        your names so you can be selective in your printouts.  For
  182.        example, an 'X' SLC can signify people on your Xmas label
  183.        list.  An 'E' SLC could signify an emergency phone number.  The
  184.        name of the SLC is totally up to you.  You can have up to
  185.        14 SLCs.
  186.  
  187.     D. BROWSE - The last name search, or browse as some people call it,
  188.        allows you to enter the first letter of a person's last name
  189.        on the index screen to page into the data file.  Once you have
  190.        paged into the file, you then use your cursor keys to space
  191.        forward/backward to find the desired name.  Since all last
  192.        names begin with a capital letter, lower case letters are
  193.        converted to upper case.
  194.  
  195.     E. MARRIED COUPLES WITH DIFFERENT LAST NAMES - This problem is
  196.        overcome by using the first first name field to enter a full
  197.        name.  For example, to have the program printout a name like
  198.        "Jane Smith & John Doe ", entered their names on the data base as:
  199.             Last Name: Doe
  200.          First First Name: Jane Smith
  201.         Second First Name: John
  202.  
  203.     F. PRINT QUESTIONNAIRE - The questionnaire asks you to respond to
  204.        several questions.  However, not all of the questions are used for
  205.        every print option.  For example, questions related to paper
  206.        output are not used on a screen display.  The questions, however,
  207.        do need to be answered to get by the program edits.  The
  208.        initial execution of the program creates a standard set of
  209.        responses which you can change to suit your needs.
  210.  
  211.     G. PAGE BREAK ON E-I-M-R-U - This question on the print questionnaire
  212.        is asking you if you wish your output to page break on the letters
  213.        E, I, M, R, U.  The page break facilitates the use of tabs in a
  214.        three ring binder.
  215.  
  216.     H. WORDPERFECT(R) MERGE OPTION - This option creates a WordPerfect(R)
  217.        merge file that can be used to merge name and addresses into a
  218.        predefined letter.  Once the merge file (HPBWP.MRG) is created,
  219.        you will need to merge the file with your WordPerfect primary
  220.        file.  The Wordperfect(R) commands to merge the files are:
  221.            1)     CONTROL-F9
  222.            2)     SELECT 1 to merge the file
  223.            3)     ENTER your primary file name which you previously
  224.                 created with your text (letter) with the
  225.                 following field parameters:
  226.                     {FIELD}1?~
  227.                     {FIELD}2?~
  228.                     {FIELD}3?~
  229.                     {FIELD}4?~
  230.                     {FIELD}5?~
  231.                     {FIELD}6?~
  232.                     {FIELD}7?~
  233.                 Note: FIELD1 is for extracted names, FIELD2
  234.                 is for extracted address line1, FIELD3 - ADL2,
  235.                 FIELD4 - ADL3, FIELD5 - CSZ, FIELD6 - Country,
  236.                 FIELD7 - Salutation.
  237.            4)     ENTER \HPB\HPBWP.MRG as the secondary file name
  238.            5)     SHIFT F7 to print
  239.  
  240.        Consult your WordPerfect(R) reference manual for additional
  241.        information.
  242.  
  243.     I. ENVELOPE RETURN ADDRESS - The HPB program allows you to enter a
  244.        return address for printing on an envelope.  Don't confine
  245.        yourself to a tradition return address, be creative!  For example,
  246.        if you are creating envelopes for Christmas cards make the return
  247.        address something like this:
  248.             Merry Christmas from
  249.             John and Jane Doe
  250.             123 Main St.
  251.             Somewhere-in, NE 68999
  252.  
  253.         J. PRINT ONE ENVELOPE OPTION - This option is not only a short cut to
  254.            printing just one envelope, it also builds a one record WordPerfect
  255.            merge file just in case you have a letter you need to construct.   
  256.  
  257. VIII. HPBDATES **************************************************************
  258.  
  259.     Registered versions of the HOME-PHONE-BOOK program come with a HPB
  260. utility to scan the HPB data file for important dates.  This utility is can
  261. be executed any time but is very useful at system boot time.  If placed in
  262. the system's autoexec.bat file, the program will take only a few seconds to
  263. look for important dates.  If a match is found, the program will display the
  264. date type (birthday or anniversary) and the associated names.  It's a great
  265. little reminder tool!  Additional documentation on this utility comes with
  266. program registration.
  267.  
  268.  
  269.                - end README.HPB file -
  270.